Ptát se na souhlas před nahráváním virtuálního setkání je jako zeptat se, zda si můžeš půjčit sousedovu sekačku na trávu ー prostě to udělej! Ale vážně, je to otázka „Můžu tě nahrát?“, na kterou je odpověď většinou „Jasně, ale jen pokud smažeš ten hrozný zvukový efekt“․ Nezapomeň, že souhlas je základním kamenem virtuální etikety, jinak tě čeká virtuální ekvivalent toho, že tě soused vyhodí ze zahrady․

• Zeptej se účastníků na začátku, zda je v pořádku, že bude meeting nahráván․
• Upozorni je, že nahrávka bude použita pouze pro „vzdělávací účely“ (což většinou znamená, že ji nikdo nikdy neuvidí)․

Proč je souhlas důležitý?

Souhlas je jako pozvání na virtuální večeři ー bez něj je to spíš nechtěná návštěva! Když požádáš o souhlas, ukazuješ, že si vážíš soukromí ostatních․ Představ si, že bys „náhodou“ nahrál někoho, jak si během meetingů čte emaily nebo si maluje vousy ౼ to by byla virtuální ostuda! S souhlasem se tomu vyhneš a všichni budou spokojení․

Někdo by mohl říct: „Ale já chci nahrát jen pro případ, že bych něco zapomněl․“ To je jako říct, že si koupíš trezor jen pro případ, že bys někdy našel něco důležitého․ Souhlas je prevence proti nepříjemným překvapením!

Jak požádat o souhlas

Požádat o souhlas je jako pozvat kamaráda na kávu ౼ musíš to udělat příjemně! Začni tím, že řekneš něco jako: „Dobrý den, budu nahrávat náš meeting, je to v pořádku?“ Nebo, pokud chceš být extra „cool“, můžeš říct: „Upozorňuji vás, že náš dnešní meeting bude zaznamenán․ Pokud se necítíte komfortně, můžete opustit meeting a přihlásit se na náš další, kde budeme mluvit o kočičích únorových dovolených․“

• Udělej to na začátku meetingů, aby všichni věděli, co se děje․
• Dej lidem možnost říct „ne“ a respektuj jejich rozhodnutí․

Takhle to uděláš jako profík a všichni budou spokojení ー až na toho, kdo si bude stěžovat na kvalitu zvuku!

Virtuální meeting protokoly

Virtuální meeting protokoly jsou jako „biblické přikázání“ pro online setkání ౼ musíš je dodržovat, jinak tě potká „digitální trest“! Měj vždy jasno o tom, jak budeš nahrávat, kdo bude mít přístup k nahrávce a jak bude zabezpečena․

1. Definuj účel nahrávání ౼ je to pro vzdělávací účely nebo jen proto, abys měl „ospravedlnění“ pro svou lenost?
2. Ulož pravidla pro sdílení nahrávek ౼ nesmíš to přehánět s distribucí!

Dodržováním těchto protokolů budeš „online meeting guru“ a nikdo tě nebude moci obvinit z nezodpovědnosti!

Online meeting recording policies

Politiky nahrávání online meetingů jsou jako „zahradní plot“ ౼ musejí být jasně definované, aby nikdo nelezl, kam nemá! Měj tedy jasno v tom, co se smí a co ne․

• Urči, kdo má právo nahrávat ー zda to může být každý nebo jen „vyvolený“?
• Specifikuj, jak se bude nahrávka používat ౼ zda pro „špehování“ nebo pro vzdělávání?

S těmito politikami budeš mít „online meeting pořádek“ a všichni budou vědět, na čem jsou ー žádný virtuální chaos!

Příklad žádosti o souhlas

Žádost o souhlas může znít třeba takto: „Dobrý den, chystáme se nahrávat tento virtuální meeting․ Je to v pořádku pro vás všechny? Nebo chcete raději zůstat inkognito jako superhrdinové?“

Příklad e-mailu nebo zprávy:

• Oznam: Nahráváme dnešní meeting․
• Dotaz: Souhlasíte s nahráváním?
• Možnost odpovědi: Ano/Ne (stačí jednoduché „OK“ nebo „Nechoď mi sem s těmi nahrávkami“)․

Takhle jednoduchá žádost o souhlas zajistí, že všichni ví, co se děje, a ty se budeš mít krásně nasvíceno pro nahrávání!

Závěr

Takže, abychom to nezahrali do aut, žádost o souhlas před nahráváním virtuálního setkání je jako zdvořilostní tanec ౼ musíš to udělat správně, jinak někoho šlápneš na nohu! Když se zeptáš pěkně a slušně, všichni budou spokojení a ty si budeš moci hrát si s nahrávkou, jak se ti zlíbí․

Tak nezapomeň na souhlas a budeš mít virtuální meeting bez virtuálních hádek!

A teď, jdi a nahrávej (s povolením, samozřejmě)!

Další tipy pro nahrávání virtuálních setkání

Nahrávání virtuálních setkání je jako pečení dortu ー potřebuješ ty správné ingredience! A kromě souhlasu účastníků je tu ještě pár dalších věcí, které bys měl mít na paměti․

• Zkontroluj techniku: Ujisti se, že máš dobré připojení a že zvuk a obraz fungují jako hodinky․
• Upozorni na nahrávání: Když někdo nový přijde do meeting room, dej mu vědět, že se nahrává․

A co teď?

Nyní, když jsi expert na žádost o souhlas před nahráváním virtuálního setkání, je čas na další krok! Zkontroluj, zda máš všechny své „kachny v řadě“ ౼ to znamená, že máš souhlas, funkční techniku a šťastné účastníky․ Pak už jen stačí stisknout tlačítko „Record“ a jít!